Annexe A — Entente sur la protection des renseignements personnels

Version du 2 novembre 2026

Entre : l'entreprise abonnée qui accepte cette annexe en s'inscrivant au service (l'« abonné ») Et : Eric Campeau, faisant affaire sous le nom de Gestion Onyxia (NEQ 2249818370 ; info@gestiononyxia.ca, 514 475-5027) (« Gestion Onyxia »)

Cette annexe fait partie des conditions d'utilisation de Gestion Onyxia. Elle vise à respecter l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec).

1. Rôles

1.1 Pour les renseignements personnels de ses employés, de ses clients et de leurs personnes-ressources, et de ses fournisseurs (les « renseignements »), l'abonné est l'entreprise responsable. Gestion Onyxia agit seulement pour son compte, comme prestataire de services.

1.2 L'abonné s'engage à informer ses employés et ses clients de l'utilisation de Gestion Onyxia, des renseignements recueillis et de leurs fins (deux modèles d'avis sont joints à la fin de cette annexe : un pour les employés, un pour les clients).

2. Ce que Gestion Onyxia peut faire des renseignements

2.1 Seulement ce qui est nécessaire pour fournir le service décrit dans les conditions d'utilisation : les conserver, les afficher aux bonnes personnes, produire les horaires, les commandes, les soumissions, les factures et le fichier des heures, envoyer les courriels demandés, les sauvegarder et les restaurer.

2.2 Jamais les utiliser à d'autres fins, les vendre, les communiquer à un tiers (sauf les sous-traitants de la section 4) ni les combiner avec les données d'un autre abonné. Quand un employé de l'abonné touche « Itinéraire » ou « Waze », c'est son téléphone qui envoie l'adresse du local à Google ou à Waze ; Gestion Onyxia ne la leur transmet pas.

2.3 Gestion Onyxia peut consulter les données de l'abonné seulement pour l'entretien, la sécurité, ou quand l'abonné demande de l'aide (y compris l'installation faite avec lui), et seulement dans la mesure nécessaire. Gestion Onyxia n'entre jamais dans le compte de l'abonné sans l'autorisation du patron, donnée dans l'application (Mon compte, « Besoin d'aide ? »), sauf pour la sécurité ou si la loi l'exige : le patron choisit « Regarder seulement » ou « Regarder et corriger », et si les motifs d'absence et la page Heures se voient ; chaque entrée et chaque changement sont notés et visibles par lui ; l'accès se retire en tout temps et se ferme seul après 30 minutes sans activité. Le soutien n'envoie rien aux clients ni aux fournisseurs de l'abonné (ni facture, ni courriel, ni commande) ; pour l'installation, il peut créer les liens d'accès des employés et des clients, sans jamais voir un mot de passe. Une copie faite pour corriger une erreur est masquée avant de quitter le serveur (aucun nom, aucune coordonnée, aucun texte libre, jamais le motif « maladie » d'une absence), sert seulement à corriger l'application, y compris avec un assistant de programmation (Claude, d'Anthropic, aux États-Unis), et est effacée dans les 30 jours.

3. Mesures de sécurité

Gestion Onyxia maintient au minimum les mesures suivantes :

• hébergement au Québec (OVHcloud, Beauharnois) ;
• connexion chiffrée (HTTPS) ; mots de passe conservés sous forme d'empreinte irréversible ; blocage après plusieurs essais ratés ; sessions de 30 jours au plus pour la direction et 90 jours pour les employés et les clients, coupées par « Déconnecter », le retrait de l'accès ou un changement de mot de passe ; une session du soutien de Gestion Onyxia de 8 heures au plus, fermée par le retrait de l'accès, la fin de l'aide ou 30 minutes sans activité ;
• cloisonnement : chaque abonné ne voit que ses données. À l'intérieur de l'abonné, chaque employé et chaque client ne voit que ce qui le concerne. L'abonnement, les réglages, l'export complet et la gestion des accès restent réservés à la direction. Ce cloisonnement est vérifié par des tests automatiques à chaque mise à jour ;
• serveur protégé par un pare-feu, mises à jour de sécurité automatiques, accès d'administration par clé chiffrée, réservé à Eric Campeau ;
• code d'alarme des locaux, chiffré avec une clé gardée à part, affiché seulement à la direction et aux employés à qui elle en donne l'accès, jusqu'à ce qu'elle le retire ; chaque affichage et chaque accès donné ou retiré sont notés ;
• sauvegarde quotidienne ; copies hors du serveur chiffrées avant l'envoi ; test de restauration au moins chaque trimestre ;
• journal des connexions et des actions d'administration, conservé 12 mois.

4. Sous-traitants

4.1 L'abonné autorise Gestion Onyxia à faire appel aux sous-traitants suivants :

4.2 Communication hors du Québec : l'abonné reconnaît que les courriels qu'il fait envoyer par l'application passent par Resend, aux États-Unis. Gestion Onyxia lui remet sur demande son évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour ce service.

4.3 Gestion Onyxia avise l'abonné au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant. L'abonné peut alors mettre fin à l'abonnement sans frais.

4.4 Gestion Onyxia impose à ses sous-traitants des obligations de protection au moins équivalentes à celles-ci.

5. Incidents de confidentialité

5.1 Gestion Onyxia avise l'abonné sans délai, et au plus tard dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, de tout accès, utilisation, communication ou perte de renseignements qui n'est pas autorisé, ou de toute tentative sérieuse, avec ce qu'elle sait : renseignements touchés, nombre de personnes, circonstances, mesures prises.

5.2 Gestion Onyxia aide l'abonné à évaluer le risque de préjudice et, au besoin, à aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Elle inscrit l'incident à son propre registre.

6. Conservation, export et destruction

6.1 Pendant l'abonnement, l'abonné peut obtenir un export complet de ses données (format JSON, lisible par d'autres logiciels). Les mots de passe et les codes d'alarme n'en font jamais partie, ni la liste d'achats et les fournisseurs qu'un client tient pour lui-même sur son portail.

6.2 À la fin de l'abonnement, l'export reste disponible 30 jours. Pendant ces 30 jours, les clients de l'abonné gardent leur portail en lecture seule, pour consulter et télécharger leurs factures et leur liste d'achats. Gestion Onyxia efface ensuite toutes les données de l'abonné de l'application dans les 15 jours qui suivent, et confirme l'effacement par écrit sur demande. Elle garde aussi la preuve de l'acceptation des conditions (article 14.4 des conditions d'utilisation), sans aucun renseignement sur les employés, les clients ou la personne-ressource de l'abonné ; ce qu'elle garde après l'effacement, et combien de temps, est dans le tableau des durées de sa politique de confidentialité.

6.3 Les copies de sauvegarde chiffrées qui contiennent encore ces données sont détruites automatiquement, au plus tard 12 mois après. Elles ne sont jamais consultées, sauf pour restaurer le service après un incident ; dans ce cas, les données d'un abonné parti seraient effacées de nouveau.

7. Demandes des personnes concernées

Si un employé ou un client de l'abonné demande à Gestion Onyxia l'accès à ses renseignements, leur rectification ou leur suppression, Gestion Onyxia transmet la demande à l'abonné dans les 5 jours ouvrables et l'aide à y répondre dans le délai légal de 30 jours.

8. Vérification

L'abonné peut demander par écrit, une fois par année, la description à jour des mesures de sécurité et la liste des incidents qui l'ont touché. Gestion Onyxia y répond dans les 30 jours.

9. Durée

Cette annexe s'applique tant que Gestion Onyxia détient des renseignements de l'abonné, même après la fin de l'abonnement.

Acceptation. L'abonné accepte cette annexe avec les conditions d'utilisation, en cochant la case prévue à l'inscription. Gestion Onyxia conserve la date et la version acceptées, que l'abonné voit dans Mon compte. Une version signée à la main peut aussi être remise sur demande.

Modèle d'avis à remettre aux employés de l'abonné

[Nom de l'entreprise] utilise l'application Gestion Onyxia pour organiser les horaires et les ménages chez nos clients. Elle conserve vos nom, prénom, téléphone, courriel (s'il est inscrit), horaire, heures d'arrivée et de départ sur les lieux de travail, les tâches cochées, les produits scannés, vos absences (période et motif : maladie, vacances ou autre ; le motif est effacé 13 mois après la fin de l'absence), les notes que vous laissez sur un contrat pour vos collègues, les moments où vous affichez le code d'alarme d'un local (jamais le code lui-même), et le NIP que vous choisissez pour voir les codes (seulement sous forme d'empreinte). Ces renseignements servent seulement à organiser le travail, à confirmer les ménages faits chez nos clients, à gérer les produits et à remettre vos heures à notre comptable pour la paie. L'application ne demande ni votre numéro d'assurance sociale ni votre date de naissance. L'application n'enregistre jamais votre position ; la caméra sert à lire les codes-barres et, si vous le voulez, à joindre une photo des lieux à une note. Les données sont hébergées au Québec ; les avis envoyés par courriel à la direction (quand une arrivée n'est pas enregistrée, ou qu'une absence est déclarée ou retirée), avec votre prénom, votre nom pour une absence, votre téléphone pour une arrivée manquée, et les ménages touchés (jamais le motif d'une absence), passent par un fournisseur d'envoi de courriels aux États-Unis (Resend). Pour consulter ou corriger vos renseignements, adressez-vous à [nom et coordonnées de la personne responsable chez l'abonné]. Ces renseignements ne sont consultés que par la direction de [Nom de l'entreprise], et par le soutien de Gestion Onyxia seulement si la direction lui ouvre l'accès pour l'aider (et, sans son accord, seulement pour l'entretien, la sécurité ou si la loi l'exige) ; les notes que vous laissez sur un contrat sont aussi lues, avec votre prénom, par vos collègues de ce contrat. Pour les ménages faits chez lui, le client voit seulement votre prénom, vos heures d'arrivée et de départ et les tâches faites.

Modèle d'avis à remettre aux clients de l'abonné

[Nom de l'entreprise] utilise l'application Gestion Onyxia pour organiser les ménages de vos locaux. Elle conserve le nom de votre entreprise, le nom, le téléphone et le courriel de votre personne-ressource, l'adresse et les consignes de vos locaux, le code d'alarme si vous nous le confiez (chiffré), les messages que vous nous envoyez par votre portail et nos réponses, votre liste d'achats et les fournisseurs que vous y ajoutez, vos soumissions, vos factures et notes de crédit (avec l'adresse de facturation et le numéro de bon de commande, s'il y en a), la langue de votre portail, l'identifiant et le mot de passe du portail (le mot de passe seulement sous forme d'empreinte irréversible) et, à chaque connexion, l'adresse IP, la date et l'heure (gardées 12 mois, pour la sécurité). Ces renseignements servent seulement à planifier et faire les ménages, à répondre à vos messages, à préparer vos soumissions et vos factures, et à commander les produits de vos locaux, et à tenir votre liste d'achats. Votre liste d'achats et vos fournisseurs n'apparaissent ni sur nos écrans ni dans nos exports. Les données sont hébergées au Québec. Trois envois passent toutefois par un fournisseur d'envoi de courriels aux États-Unis (Resend) : vos messages, transmis à notre direction avec le nom de votre entreprise ; nos réponses, quand elles vous sont envoyées par courriel ; et nos commandes de produits, qui donnent à nos fournisseurs le nom de votre entreprise, l'adresse du local et l'endroit où ranger les produits. Ces renseignements ne sont consultés que par la direction de [Nom de l'entreprise] ; nos employés voient l'adresse et les consignes des locaux où ils travaillent, et le code d'alarme seulement si nous leur en donnons l'accès ; quand un employé touche « Itinéraire » ou « Waze » pour s'y rendre, l'adresse du local va à Google ou à Waze ; nos fournisseurs de produits reçoivent le nom de votre entreprise, l'adresse de livraison et l'endroit où ranger les produits de chaque commande ; le soutien de Gestion Onyxia les voit seulement si la direction lui ouvre l'accès pour l'aider (et, sans son accord, seulement pour l'entretien, la sécurité ou si la loi l'exige). Pour consulter ou corriger vos renseignements, adressez-vous à [nom et coordonnées de la personne responsable chez l'abonné].